No toda conversación con IA es un registro. Clasifíquelas en tres clases antes de que lo haga mal su política

Esta semana, Google Vault empezó a exportar conversaciones de Gemini en Gmail, Docs y Meet para eDiscovery. Purview, de Microsoft, ya aplica políticas de conservación a las interacciones con Copilot y a algunas aplicaciones de IA de terceros. En ambas suites, la conversación de un empleado con un asistente de IA es ya contenido que el área de cumplimiento puede buscar, retener y entregar.

La mayoría de las empresas no ha decidido qué son esas conversaciones. Compiten dos instintos, y ambos se equivocan. El área legal quiere conservarlo todo, porque borrar un registro relevante es peor que almacenar uno irrelevante. Privacidad quiere conservar lo mínimo, porque un prompt puede contener cualquier cosa que el empleado haya pegado, y el RGPD exige no guardar datos personales más tiempo del necesario para su finalidad (art. 5). Si se conserva todo, la empresa acumula años de texto sensible sin revisar. Si se borra todo, pierde justo la conversación que explica una decisión.

Nuestra opinión, y es una opinión y no una práctica asentada, es que las conversaciones con IA deberían clasificarse como las empresas ya clasifican el resto de sus comunicaciones: por el uso que se hace de ellas, no por la herramienta que las produjo.

Tres clases

Tres clases de conversación con IA, tres reglas de conservación

Productividad personal

• Redactar, resumir, reescribir
• Ningún compromiso externo

Conservación breve, minimización, el usuario puede borrar

Comunicación de negocio

• Respuestas a clientes o proveedores
• Indicaciones sobre las que otros actúan

Las mismas reglas que el correo y el chat

Apoyo a decisiones en trabajo regulado

• Entrada de una decisión de crédito, seguridad, legal o de calidad
• Modelo, versión y fuentes registrados

Se conserva como parte del registro de la decisión

Productividad personal. Reescribir un párrafo, resumir un hilo largo para uno mismo, generar ideas. Nada sale del empleado como un compromiso. Estas conversaciones merecen la conservación más breve que permita la ley, minimización por defecto y la posibilidad de que el usuario las borre. Guardarlas durante años crea riesgo sin valor.

Comunicación de negocio. Cuando el asistente redacta la respuesta que llega a un cliente, o produce una indicación sobre la que actúa un compañero, el resultado es comunicación de negocio y debería seguir las mismas reglas que el correo o el chat. En Estados Unidos, FINRA, el organismo autorregulador de los intermediarios financieros, recordó en 2024 que sus normas, incluidas las de comunicación y supervisión, son neutrales respecto a la tecnología y siguen aplicándose cuando se usa IA generativa. La herramienta cambió; la obligación, no.

Apoyo a decisiones en trabajo regulado. Cuando un resultado de IA alimenta una decisión que un regulador puede examinar, como un análisis de crédito, una investigación de calidad, un caso de farmacovigilancia o una revisión legal, la conversación forma parte del registro de la decisión. Necesita más que el texto: qué modelo y qué versión respondió, qué fuentes usó y quién decidió qué. El equipo jurídico de Microsoft exigió exactamente eso a su agente de revisión documental, con un razonamiento “reproducible y explicable” y vinculado a los documentos. En el sector farmacéutico europeo, el Anexo 11 de las normas de correcta fabricación de la UE ya exige que los sistemas informatizados que gestionan datos relevantes para la calidad mantengan registros de auditoría. Una conversación con IA que da forma a uno de esos registros debería cumplir el mismo estándar.

Por qué la clase debe seguir al uso

El mismo Gemini en Gmail puede hacer las tres cosas en una misma mañana. Por eso la conservación no puede configurarse por herramienta, como la mayoría de las empresas configuró el correo y el chat. Hay que deducirla del contexto: el puesto del usuario, la aplicación, el destino del resultado o una acción explícita, como vincular la conversación a un expediente.

En la práctica, eso requiere dos mecanismos:

• Un valor por defecto según el puesto. Las conversaciones de personas de legal, finanzas, áreas clínicas, calidad o atención regulada empiezan en una clase de conservación más larga. Las del resto, en la breve.
• Un paso de promoción. Cuando un resultado se usa en una decisión regulada, el sistema que registra la decisión captura la conversación, con modelo, versión y fuentes. El responsable de conservarla es el flujo de trabajo, no la herramienta de chat.

El segundo mecanismo es el que más importa. Una decisión regulada no debería depender de que haya sobrevivido un registro de chat; debería llevar su propia evidencia. Es el mismo principio que aplicamos a la prueba en la IA regulada: el registro vive con la decisión, fuera del modelo.

Qué resolver este trimestre

1. Incluya las interacciones con IA en su calendario de conservación con las tres clases, y nombre un responsable para cada una.
2. Revise los valores por defecto de las plataformas: si el historial está activado, cuánto tiempo se guarda, si el usuario puede borrarlo y si se pueden aplicar retenciones legales. En Gemini en Workspace, las retenciones todavía están por llegar.
3. Defina el paso de promoción en cada flujo regulado que usa IA, y compruebe que el registro incluye la versión del modelo y las fuentes.
4. Explique a los empleados qué se conserva y por qué. La gente escribe de otra manera cuando sabe que una conversación puede leerse después. En el trabajo regulado, eso es una ventaja.
5. Revise las clases cuando los agentes actúen solos. Un agente que envía, aprueba o presenta documentos produce registros de negocio continuamente; sus registros pertenecen, por defecto, a la segunda o a la tercera clase.

Todos los canales de comunicación nuevos han pasado por esto: el correo, la mensajería instantánea, la mensajería móvil. Las conversaciones con IA son el siguiente, y las empresas que las clasifiquen pronto dedicarán menos tiempo a discutirlo delante de un regulador.