Google Vault ya exporta las conversaciones de Gemini en Workspace. Los chats con IA pasan a ser registros

La primera vez que una conversación con IA importe en un litigio, nadie preguntará si el modelo acertó. Preguntarán qué escribió el empleado, qué respondió el asistente, qué documentos citó y si la empresa lo conservó todo.

Desde el 22 de octubre, los administradores de Google Workspace pueden responder a parte de eso. Google Vault, la herramienta de eDiscovery y retención de Workspace, admite ahora exportaciones filtradas de las conversaciones de Gemini en Workspace, las que ocurren dentro de Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides y Meet.

Qué contiene la exportación

• Alcance por persona y por periodo. Las exportaciones pueden dirigirse a cuentas concretas o a unidades organizativas de hasta 5.000 usuarios, en un intervalo de fechas con selección de zona horaria.
• Contexto completo. Cada exportación incluye los prompts del usuario, las respuestas de Gemini, los adjuntos generados, como imágenes, y enlaces a los archivos de Workspace a los que se refirió la conversación, como documentos de Drive o hilos de Gmail, además de las citas.
• Un formato estructurado. Las exportaciones son JSON, con metadatos alineados con el formato que Google ya usa para la app independiente de Gemini.
• Disponibilidad. La función está ya en la interfaz de Vault para dominios de Rapid y Scheduled Release en las ediciones Business Plus, Enterprise Standard y Plus, Education Fundamentals, Standard y Plus, Frontline Standard y Plus, y Enterprise Essentials Plus. El soporte en la API de Vault llegará en un plazo de 14 días desde el despliegue en la interfaz.

Dos límites determinan lo que la exportación puede probar. Solo captura conversaciones cuando el historial de conversaciones está activado. Y las reglas de retención y las retenciones legales para Gemini en Workspace “llegarán en próximas versiones”. Hoy, los administradores pueden encontrar y exportar estas conversaciones; todavía no pueden someterlas a retención legal desde Vault.

Las conversaciones con IA ya son registros

La actualización es pequeña en ingeniería y grande en gobernanza. Confirma lo que los responsables de archivo sospechaban desde que los asistentes llegaron al correo y a los documentos: un prompt y su respuesta son comunicación de negocio. Un empleado que pide a Gemini en Gmail un borrador de respuesta a la queja de un cliente, o que le pide en Sheets que explique una desviación, ha creado un registro de lo que sabía y de cómo razonó.

Microsoft llegó antes a este punto. Las políticas de retención de Purview ya cubren las interacciones con Copilot y algunas aplicaciones de IA de terceros, con copias conservadas para eDiscovery. Con Vault poniéndose al día, las dos principales suites de productividad tratan ya las conversaciones con IA como contenido que el área de cumplimiento puede buscar. La pregunta para la mayoría de las empresas es si su propia política de registros se ha puesto al día.

La distancia entre exportar y retener

La pieza que falta en la actualización de Google es justo la que más importa al área legal. Cuando un litigio es razonablemente previsible, la empresa debe conservar la información relevante. Si las conversaciones de Gemini se pueden exportar pero aún no retener, la conservación depende de que dos ajustes funcionen juntos: el historial de conversaciones debe estar activado y los ajustes de retención y eliminación del historial en la consola de administración deben conservarlas el tiempo suficiente. Google remite a ajustes por unidad organizativa que pueden impedir que los usuarios borren conversaciones manualmente o eliminarlas automáticamente tras un periodo de inactividad.

Eso convierte a la consola de administración, y no a Vault, en el control de conservación por ahora. Un ajuste por defecto que borra conversaciones tras la inactividad es una buena práctica de privacidad, y un problema el día que haga falta una retención legal. En la UE, además, esa tensión entre conservar y minimizar no es nueva: el RGPD obliga a no guardar datos más tiempo del necesario, salvo que una obligación legal lo exija.

Qué hacer ahora

1. Decida si las conversaciones de Gemini son registros en su calendario de conservación, y para qué funciones. Las conversaciones del área legal, de finanzas y de recursos humanos pueden merecer un trato distinto al del uso general.
2. Revise los ajustes de historial por unidad organizativa. Si el historial está desactivado, no hay nada que exportar. Si la eliminación automática está activada, conozca el plazo.
3. Redacte el procedimiento provisional de retención legal: hasta que Vault ofrezca retenciones, qué ajustes cambian para una persona sujeta a retención, quién los cambia y cómo se documenta.
4. Pruebe una exportación con un grupo piloto antes de que alguien la necesite, y confirme que su plataforma de revisión lee el JSON y sigue las referencias a los archivos.
5. Explique claramente a los empleados que las conversaciones con IA en el trabajo pueden conservarse y revisarse, igual que el correo.

Google presentó la actualización como una función de cumplimiento para la IA. Léala como una señal para todo el programa: en cuanto la IA entra en las herramientas de cada día, sus conversaciones pasan a formar parte de los registros de la empresa, con las mismas obligaciones y los mismos riesgos que todo lo que escriben los empleados.