O Google Vault já exporta conversas do Gemini no Workspace. Os chats de IA estão virando registros da empresa

Na primeira vez em que uma conversa com IA pesar num processo judicial, ninguém vai perguntar se o modelo acertou. Vão perguntar o que o funcionário digitou, o que o assistente respondeu, quais documentos ele citou, e se a empresa guardou tudo isso.

Desde 22 de outubro, os administradores do Google Workspace conseguem responder parte disso. O Google Vault, a ferramenta de eDiscovery e retenção do Workspace, agora permite exportar de forma filtrada as conversas do Gemini no Workspace, aquelas que acontecem dentro do Gmail, do Drive, do Docs, do Sheets, do Slides e do Meet.

O que a exportação traz

• Escopo por pessoa e por período. As exportações podem mirar contas específicas ou unidades organizacionais de até 5 mil usuários, num intervalo de datas com escolha de fuso horário.
• Contexto completo. Cada exportação inclui os prompts do usuário, as respostas do Gemini, anexos gerados, como imagens, e links para os arquivos do Workspace que a conversa referenciou, como documentos do Drive ou threads do Gmail, além das citações.
• Formato estruturado. As exportações saem em JSON, com metadados alinhados ao formato que o Google já usa para o app Gemini avulso.
• Disponibilidade. O recurso já está na interface do Vault para domínios de Rapid e Scheduled Release nas edições Business Plus, Enterprise Standard e Plus, Education Fundamentals, Standard e Plus, Frontline Standard e Plus, e Enterprise Essentials Plus. O suporte na API do Vault deve chegar em até 14 dias depois do rollout na interface.

Dois limites definem o que a exportação consegue provar. Ela só captura conversas quando o histórico de conversas está ativado. E regras de retenção e retenção legal para o Gemini no Workspace “virão em versões futuras”. Hoje, os administradores conseguem encontrar e exportar essas conversas; ainda não conseguem colocá-las sob retenção legal pelo Vault.

Conversas com IA agora são registros

A atualização é pequena em engenharia e grande em governança. Ela confirma o que os gestores de documentos suspeitavam desde que os assistentes chegaram ao e-mail e aos documentos: um prompt e a resposta dele são comunicação de negócio. Um funcionário que pede ao Gemini no Gmail um rascunho de resposta à reclamação de um cliente, ou que pede no Sheets uma explicação para uma variação, criou um registro do que sabia e de como raciocinou.

A Microsoft chegou a esse ponto antes. As políticas de retenção do Purview já cobrem as interações com o Copilot e alguns apps de IA de terceiros, com cópias guardadas para eDiscovery. Com o Vault alcançando o mesmo patamar, as duas principais suítes de produtividade passam a tratar conversas com IA como conteúdo que o time de compliance pesquisa. A questão para a maioria das empresas é se a própria política de registros acompanhou.

A distância entre exportar e reter

A peça que falta na atualização do Google é justamente a que mais importa ao jurídico. Quando um litígio é razoavelmente previsível, a empresa precisa preservar as informações relevantes. Se as conversas do Gemini podem ser exportadas mas ainda não retidas, a preservação depende de duas configurações funcionando juntas: o histórico de conversas precisa estar ligado, e as configurações de retenção e exclusão do histórico no Admin console precisam guardar as conversas por tempo suficiente. O Google aponta configurações por unidade organizacional que podem impedir os usuários de apagar conversas manualmente ou apagá-las automaticamente após um período de inatividade.

Isso faz do Admin console, e não do Vault, o controle de preservação por enquanto. Uma configuração padrão que apaga conversas após inatividade é uma boa prática de privacidade e um problema no dia em que uma retenção legal for necessária.

O que fazer agora

1. Decida se as conversas do Gemini são registros na sua tabela de temporalidade, e para quais funções. Conversas do jurídico, do financeiro e do RH podem merecer tratamento diferente do uso geral.
2. Confira as configurações de histórico por unidade organizacional. Se o histórico estiver desligado, não há o que exportar. Se a exclusão automática estiver ligada, saiba qual é o prazo.
3. Escreva o procedimento provisório de retenção legal: até que o Vault ofereça retenção, quais configurações mudam para alguém sob retenção, quem as muda e como isso é documentado.
4. Teste uma exportação com um grupo piloto antes que alguém precise de uma, e confirme que a sua plataforma de revisão lê o JSON e segue as referências de arquivos.
5. Diga aos funcionários com clareza que conversas com IA no trabalho podem ser guardadas e revisadas, assim como o e-mail.

O Google apresentou a atualização como um recurso de compliance para IA. Leia como um sinal para o programa inteiro: no momento em que a IA entra nas ferramentas do dia a dia, as conversas com ela entram nos registros da empresa, com as mesmas obrigações e os mesmos riscos de tudo o que os funcionários escrevem.